Formation GED Lyon

Référence : PARGED5487

Nombre de stagiaires max : 8

Public visé : Assistantes administratives, comptables, chefs de projet, documentalistes... toute personne souhaitant mettre en place et utiliser un système de GED (Gestion Electronique de Documents) au sein de son entreprise.

Objectifs :

• Maîtriser le cadre réglementaire et les standards de la GED
• Comprendre les technologies et les types d’architectures logicielles
• Appréhender le marché de la GED et les principales tendances d’évolution
• Mettre en place une solution de GED opérationnelle et adaptée à ses besoins

Pré-requis : Maîtrise des outils informatiques et internet.

Durée : 3 jour(s) / 21 heures

Points abordés :

DÉFINITION ET PROBLÉMATIQUE GÉNÉRALE

• Concepts de document, GED, GEIDE
• Transition de la gestion individuelle à la gestion partagée

ACQUISITION ET INDEXATION DES DOCUMENTS

• Acquisition numérique et métadonnées (Dublin Core, MARC)
• Formats texte et image, technologies OCR, ICR, IDR
• Indexation des documents et normes (ISO 2788-1986, ISO 5964-1985)

STOCKAGE ET ARCHIVAGE

• Supports de stockage (WORM, CD-ROM, DVD)
• Architectures de stockage (DAS, NAS, SAN)
• Logiciels de gestion de stockage (SRM, SNM)
• Normes d’archivage (Z42-013, ISO 15489, formats XML, PDF/A)

STRUCTURATION ET WORKFLOW DES DOCUMENTS NUMÉRIQUES

• Organismes de normalisation (ISO, CEN, ANSI)
• Structuration des documents (ODA, SGML, SPDL)
• Langages Web (HTML, XML, CSS, XSL)
• Standards industriels (PostScript, PDF)

OFFRE LOGICIELLE ET ARCHITECTURES

• Modules et solutions logicielles (Cold, gestion documentaire, Workflow)
• Types d’architecture (client/serveur, intranet/Internet)
• Technologies sous-jacentes (XML, J2EE)
• Aspects financiers et modes de tarification

MISE EN PLACE D’UNE SOLUTION DE GED

• Acteurs et étapes d’un projet GED
• Rédaction du cahier des charges
• Documents nécessaires pour la mise en place

PLAN DE CLASSEMENT ET STRATÉGIE D’INDEXATION

• Définition des cas d’utilisation et création du plan de classement
• Identification des types d’utilisateurs et formalisation des flux documentaires
• Règles de nommage et outils utiles (GATE, UIMA, Rapid Miner)
• Stratégie d’indexation et utilisation de thesaurus

ENJEUX TECHNIQUES ET SÉCURITÉ DES DONNÉES

• Normalisation des documents électroniques
• Échange de documents entre systèmes
• Performance et intégration du système GED
• Sécurité des données électroniques

ASPECTS JURIDIQUES

• Cadre juridique des documents électroniques
• Conformité réglementaire et protection des données
• Synthèse des avantages et des enjeux de la GED et de la transition numérique

MISES EN APPLICATION

Référence : PARGED5487

Nombre de stagiaires max : 8

Public visé : Comptables, chefs de projet, documentalistes, cares, gérants... toute personne souhaitant superviser la mise en place et l'utilisation d'un système de GED globale (Gestion Electronique de Documents) au sein de son entreprise.

Objectifs :

• Identifier son plan de classement actuel
• Connaître les différentes méthodes de dépôt de document dans un logiciel de gestion documentaire
• Travailler sans arborescence
• Retrouver ses documents rapidement
• Connaitre la législation en vigueur pour une GED
• Gérer sa comptabilité avec une GED
• Création de son chemin de validation électronique
• Connaître les normes d’envois de document dématérialisé
• Utiliser un mode d’envoi de courrier multicanal

Pré-requis : Savoir utiliser un ordinateur / mac et l'outil internet.

Durée : 5 jour(s) / 35 heures

Points abordés :

LES FONDAMENTAUX DE LA GED

• Présentation et définition du périmètre d’intervention d’une GED
• Validation du volume documentaire annuel
• Identification des documents récurrents
• Mise en place d’un modèle de sécurité documentaire
• Les 7 méthodes pour déposer des documents dans un logiciel de GED

FONCTIONNALITÉS AVANCÉES ET UTILISATION PRATIQUE DE LA GED

• Le principe du moteur de recherche full texte
• Comment fonctionne un OCR
• L’intérêt de télécharger un document et de l’imprimer depuis le cloud
• Partager des documents à l’intérieur et à l’extérieur de son organisation
• Ajouter une note et des tampons de façon virtuelle
• Connaître les fonctions pour copier et lier des documents entre eux

INTÉGRATION COMPTABLE ET AUTOMATISATION DES DONNÉES DOCUMENTAIRES

• Identification du schéma comptable actuel
• Explication du principe de LAD RAD
• Sélection des données à exporter dans le logiciel comptable
• Apprendre à générer un fichier plat
• Intégrer des données dans son logiciel comptable
• Création d’un circuit de validation

GESTION NUMÉRIQUE DU COURRIER ET CONFORMITÉ LÉGALE

• Choix du flux de courrier à transmettre de façon numérique
• Travail sur la construction des fichiers source
• Comprendre le mode de fonctionnement d’un envoi multicanal
• Respect de la législation dans l’évolution des textes de loi

RECHERCHE AVANCÉE ET EXPLOITATION DES DONNÉES DANS LA GED

• Faire des recherches ciblées dans la GED
• Faire une extraction Excell et ou graphique
• Comprendre le mode de fonctionnement d’un circuit de validation
• Transmettre le résultat d’une recherche

MISES EN APPLICATION